PROCUREMENT

QUE ES UN DEPARTAMENTO DE PROCUREMENT?

Es el encargado de las compras y ventas de suministros, trabajo y servicios negocio-a-negocio , negocio-a-consumidor o negocio-a-gobierno, actualmente se tiene el mayor aopyo con el internet,también como otros sistemas de información y conexiones de redes, tales como el Intercambio Electrónico de Datos (EDI por sus siglas en inglés, Electronic Data Interchange) la Planificación de Recursos Empresariales.

El departamento Procurement  le ayuda a determinar, medir y gerenciar estrategias de compras óptimas basadas en información de todos los departamentos de abastecimiento de la compañía. Estas estrategias aseguran que su departamento esté alineado con los objetivos corporativos. Reducir el gasto total y el riesgo de los proveedores y garantizar la calidad de los mismos, la entrega a tiempo y su performance para:

• Establecer una estrategia. Determinar una estrategia para los períodos contables venideros dentro de los objetivos de provisión de las divisiones, grupos y equipos.
• Medir y seguir la performance respecto de la estrategia. A través de los KPIs de provisión definidos en el nivel organizacional y de proveedores, puede monitorear la efectividad de los programas de compras, proveedores y contratos. SAS Procurement Scorecard también soporta el modelo Supply Chain Operations Resource (SCOR) del Supply Chain Council.
• Gestión de la ejecución de la estrategia. Procurement le permite dar alerta a las personas adecuadas cuanto no se alcanzan los objetivos, promoviendo la ejecución exitosa de la estrategia. También puede desarrollar un plan de reducción de riesgo basado en la calidad, visibilidad financiera y puntualidad de los proveedores.
• Asegura que su estrategia esté basada en información proveniente de todos los sistemas de compras de la empresa.
• Alinea las estrategias de compras ya que permite compartir información entre profesionales de abastecimiento de todos los niveles de la organización.
• Está diseñado para soportar entornos globales complejos y es escalable a grandes volúmenes de datos.
• Es personalizable a las necesidades de los departamentos de compras.

Definiendo Procurement como los departamentos dedicados exclusivamente al abastecimiento que incluyen todas las actividades que implican la compra, contratación, aprovisionamiento, licitación y afines; el objetivo principal consiste en lograr una relación calidad-precio (rentabilidad) que sea de beneficio para las empresas involucradas, tanto clientes como proveedores.

Las Tareas Funcionales son las funciones específicas e imprescindibles del Departamento, tales como Desarrollar proveedores confiables, conseguir condiciones comerciales convenientes y realizar el abastecimiento de la empresa de acuerdo a los programas de producción o las actividades comerciales.

Las Tareas Administrativas son aquellas que son necesarias para registrar la información de las Tareas Funcionales, por ejemplo Emitir Cotizaciones y Órdenes de Compra, realizar el seguimiento del cumplimiento de las Entregas, inactivar a los proveedores por incumplimientos, atender las emergencias provocadas por rechazos, resolver discusiones con los proveedores, por los pagos, errores de facturas etc.

El departamento de procurement es el responsable de manejar la actividad  compradora para la organización. Hay dos tipos de compras o departamentos de procurement: centralizado y descentralizado. En un modelo centralizado, todas las peticiones para materiales o bienes son centralizadas en este departamento. En un modelo descentralizado, los departamentos individuales pueden procesar sus propias compras.

A pesar del modelo organizativo utilizado, la actividad de adquisición es susceptible al escrutinio y revision, más que cualquier otro proceso. El uso de recursos de la compañía para comprar los bienes y servicios deben ser basados en la adherencia a políticas y procedimientos específicos para reducir la oportunidad de fraude o robo. Típicamente, el tipo de actividad es vigilado por la sección de contabilidad y la auditoría interna.